Case Study · anonymisiert
Zwei Standorte, drei Systeme pro Vorgang – und ein Plan
Ein mittelständischer technischer Großhändler, rund 70 Mitarbeiter, zwei Standorte: gewachsen über Jahrzehnte, erfolgreich im Markt – und ausgebremst von der eigenen Systemlandschaft. So lief die Transformation.
Auf Wunsch des Kunden sind Name, Detailbranche und eingesetzte Systemanbieter anonymisiert.
Ausgangslage
Erfolgreich – trotz der Systeme, nicht wegen ihnen
Die Infrastruktur stammte in Teilen noch aus den Anfangsjahren: veraltete Netzwerkstrukturen, erkennbare Sicherheitslücken, zwei Standorte ohne belastbare Anbindung. Darauf lief eine Landschaft aus Insellösungen – Lexware für die Buchhaltung, Excel für Aufträge und Kalkulation, Outlook als Kundengedächtnis.
Die Folge: Angebote, Aufträge und Kundendaten wurden mehrfach gepflegt. Jeder Vorgang wanderte durch mehrere Systeme, jede Übertragung war Handarbeit. Gleichzeitig stieg die Nachfrage der B2B-Kunden nach einer Online-Bestellmöglichkeit – doch ein Shop auf dieser Datenbasis hätte das Chaos nur vergrößert.
Vorgehen
Von den Geschäftszielen zur Architektur – in Etappen
Geschäftsziele und Kernprozesse aufnehmen
Am Anfang stand kein Systemvergleich, sondern ein Blick auf das Geschäft: Wo will das Unternehmen hin, welche Prozesse tragen den Umsatz, wo klemmt es täglich?
Digitalisierungsroadmap erstellen
Alle Maßnahmen wurden in eine Reihenfolge gebracht: erst das Fundament, dann die Prozesse, dann der Vertriebskanal – mit Festpreisen je Etappe.
Netzwerk und Standortanbindung modernisieren
Neuaufbau der Netzwerkstruktur an beiden Standorten und eine sichere, performante Standortvernetzung – die Voraussetzung für alles Weitere.
Security und Backup neu strukturieren
Neues Sicherheitskonzept mit zentralem Gateway, geregelte Berechtigungen, Backup mit getestetem Wiederanlauf – Betriebssicherheit statt Flickwerk.
Telefonie auf VoIP umstellen
Die Alt-Telefonanlage wurde durch IP-Telefonie ersetzt – Erreichbarkeit über beide Standorte hinweg, ohne eigene Parallel-Infrastruktur.
Grundlage für Cloud-ERP mit CRM legen
Prozessaufnahme, Datenbereinigung und Systemkonzept für ein integriertes Cloud-ERP mit CRM – Angebote, Aufträge und Kundendaten künftig aus einer Quelle.
B2B-Shop ohne Doppelpflege planen
Der künftige Vertriebskanal wurde so konzipiert, dass Produkt- und Kundendaten aus dem ERP kommen – keine zweite Pflege, kein neues Insel-System.
Schulen und gestuft ausrollen
Die Mannschaft wurde je Bereich geschult, der Umstieg erfolgte in Stufen – das Tagesgeschäft lief durchgehend weiter.
Ergebnisse
Weniger Handarbeit, mehr Überblick
Die Wirkung zeigte sich dort, wo vorher die Reibung saß: in der täglichen Auftragsbearbeitung.
Kennzahl vor Veröffentlichung schriftlich bestätigen lassen (Arbeitswert, nicht freigegeben)
Kennzahl vor Veröffentlichung schriftlich bestätigen lassen (Arbeitswert, nicht freigegeben)
Kundenzitat einholen – Freigabe durch Geschäftsführung des Kunden erforderlich
Was dieses Projekt zeigt
Die Reihenfolge war der Hebel
Der Wunsch des Kunden war zunächst ein Online-Shop. Gebaut wurde er als letzte Etappe – denn ein Shop auf veralteter Infrastruktur und dreifach gepflegten Daten hätte die Probleme vervielfacht statt gelöst. Erst Fundament, dann Datenkern, dann Vertriebskanal: Genau diese Reihenfolge hat das Projekt planbar gemacht.
Wie diese Logik grundsätzlich funktioniert, zeigt die Leistungsübersicht – und wie sie in Ihrem Unternehmen aussehen könnte, klärt ein Transformations-Check.
Erstgespräch
Wo stünde Ihr Unternehmen nach zwölf Monaten?
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